La mayoría de las personas debe pensar que el registro y la contaduría son la misma cosa, pero el registro es realmente una de las funciones de la contaduría, mientras que la contaduría consta de muchas funciones involucradas en el manejo de los temas financieros de un negocio. Los contadores preparan reportes basados, en parte, en el trabajo de los registros.

Algunas de las tareas de registro que deben llevarse a cabo son:

-Preparar lo que se conoce como documentos de fuente para operar un negocio – las compras, ventas, transferencias, pagos y colectas. Estos documentos incluyen las órdenes de compra, los registros de las tarjetas de crédito, las tarjetas temporales, las facturas y los gastos. Los controles también determinan e ingresan en los documentos de fuente lo que se conoce como efecto financiero de la transacción y otros eventos del negocio. Entre ellos se incluyen pagar a los empleados, realizar ventas, pedir dinero prestado o comprar productos de materia prima para la producción.

-Hacer entradas de los efectos financieros en las cuentas y diarios. Estas dos cosas son distintas. Un diario es el registro de la transacción en orden cronológico. Las cuentas son registros separados, o páginas dedicadas para cada activo y pasivo. Una transacción puede ser afectada por varias cuentas.

-Preparar reportes al final de un período específico de tiempo, ya sea diario, semanal, mensual, trimestral o anual. Para lograr esto, se necesita tener la contaduría al día. Los registros del inventario deben estar actualizados en los reportes y deben estar chequeado para asegurarse que nos haya problemas.

-Compilar distintas listas de todas las cuentas. Esto se conoce como balance de juicio ajustado. Mientras que un negocio pequeño puede tener cientos de cuentas, los más grandes pueden llegar a contar con más de 10.000.

-El paso final es cerrar los libros, lo que significa llevar todos los registros del año fiscal a un cierre y resumen.

Los auditores independientes son como los jueces del área del registro financiero. Se ocupan de hacer auditorías de los sistemas de contaduría y métodos de una compañía para poder brindar un reporte que se entrega con el informe financiero de un negocio. Las compañías de orden público requieren tener estos reportes generados por auditores independientes, mientras que los negocios privados lo hacen porque saben que les puede agregar credibilidad a sus reportes financieros.

Los auditores juzgan si los métodos utilizados están en concordancia con los principios generales aceptados de contadoría (GAAP). Generalmente, todo está en su lugar y el reporte financiero puede ser considerado como un documento confiable. Pero a veces, los auditores encuentran cosas extrañas. Un indicador de problemas potenciales puede ser cuando la capacidad de un negocio de continuar las operaciones normales está puesta en duda por las exigencias financieras que no puede cumplir, ya sea por un bajo balance financiero, por tener pasivos sin pagar fuera de fecha, o por tener demandas importantes cuyos costos no pueden ser cubiertos por el negocio.

Los auditores deben ejercitar un escepticismo profesional, lo que significa que deben desafiar a los métodos de contaduría y reportar las prácticas de los clientes para asegurarse de que sus reportes financieros estén de acuerdo a los estándares de contaduría y no sean engañosos. En pocas palabras, que las declaraciones financieras estén bien presentadas.

Un buen auditor necesita tener el conocimiento técnico, pero además debe saber cómo llevar un método de contaduría al límite. Su trabajo es ser el agente de los accionistas y de los otros usuarios del reporte financiero. Es importante que tenga en mente los principios generales aceptados de contaduría, y que no permita ningún tipo de irregularidades.

Hay un gran número de compañías conocidas que se han visto involucradas en fraude de contaduría recientemente, y que no fueron descubiertas por los auditores públicos. Enron es una de estas compañías. En este caso, la empresa auditora, Arthur Anderson, fue condenada por obstrucción a la justicia por destruir evidencia contable.

Si un negocio rompe las reglas de la contaduría y la ética, puede llegar a obtener ciertas acciones legales en su contra. Puede engañar deliberadamente a sus inversores y prestamistas con números falsos o confusos en su informe financiero. Aquí es donde entran las auditorías. Son un medio para mantener este tipo de reportes falsos a un mínimo. Los auditores públicos son como las patrullas de la carretera, que se ocupan de hacer cumplir las leyes del tráfico y que dan multas a los conductores que pasen el límite de velocidad. Un examen de auditoría puede mostrar algunos problemas de los que el negocio no tenía noticia.

Luego de completar un examen de auditoría, los auditores públicos preparan un reporte pequeño informando si el negocio ha preparado sus declaraciones financieras de acuerdo con los principios generales aceptados de contaduría (GAAP). Todos los negocios de orden público deben ser sometidos a este tipo de auditorías una vez al año. Para ellos, el gasto de conducir una auditoría anual es el costo de hacer negocios; y es el precio que debe pagar la compañía para volverse pública y para que sus acciones puedan ser manejadas en el mercado de valores.

A pesar de que las leyes federales no piden que los negocios privados lleven a cabo auditorías, los bancos y demás entidades de préstamos insisten en que se hagan. Si los prestamistas no requieren auditorías, entonces el dueño podría verlas como una buena inversión. Los negocios más pequeños cuentan con un auditor público que revisa sus métodos de contaduría y les da consejos acerca de sus informes financieros. Pero a menos que este auditor le haya hecho una auditoría al negocio, él o ella deben tener mucho cuidado de no expresar una opinión de las declaraciones externas financieras. Sin una examinación cuidadosa de la evidencia que soporte las cantidades reportadas de estas declaraciones, el auditor no está en posición de dar una opinión sobre los informes financieros preparados.

La mayoría de los reportes de auditoría de las declaraciones financieras informan sobre la salud de un negocio, o una opinión limpia. Al otro lado del espectro, los auditores pueden alegar que las declaraciones financieras son confusas y poco confiables. Una auditoría negativa se llama opinión adversa. Es el gran riesgo de las auditorías. Tienen el poder de darle a una compañía este tipo de opiniones, algo que ningún negocio quiere. El riesgo de obtener una opinión adversa casi siempre motiva a los negocios a realizarse auditorías para evitar este “beso de la muerte” contable. Una opinión adversa implica que las acciones de esas compañías son inválidas.

Un auditor puede decir que tiene dudas sustanciales acerca de la capacidad de un negocio para continuar como una empresa en marcha. Una empresa en marcha es un negocio que tiene suficientes recursos financieros para continuar sus operaciones normales en un futuro y que puede llegar a absorber algún tipo de evento negativo sin tener que incumplir sus pasivos. Este tipo de empresas no tienen que enfrentar una crisis financiera inminente ni ningún tipo de emergencia. Un negocio puede estar pasando un mal momento e igual ser juzgado como una empresa en marcha. A menos de que haya evidencia de lo contrario, el auditor asume que un negocio es una empresa en marcha. Si llega a tener dudas al respecto, estarán explicadas en el reporte de la auditoría.