Los contadores necesitan determinar muchos otros costos además de los costos de producción, como los costos de cada departamento y unidades organizadoras del negocio; el costo del plan de retiro para los empleados de la compañía; el costo de mercadeo y publicidad; el costo de la reestructuración del negocio o el costo de un recambio mayor de productos vendidos por la compañía, si llegara a ser necesario.

La contaduría de costos sirve para dos grandes propósitos: medir las ganancias y poder llevar la información relevante a los gerentes. Lo que vuelve el asunto un poco confuso es que no hay un método exacto para medir y reportar costos, aunque la exactitud es importante. La contaduría de costos puede hacerse de manera expansiva o conservadora. Todo depende del método que se use para medir los costos, que pueden ser tan subjetivos y nebulosos como algunos sistemas usados para juzgar los deportes. De nuevo, es importante destacar que la exactitud es clave. El costo total de los bienes o productos vendidos es el principal y generalmente más grandes gasto del sido de los ingresos de venta para generar ganancias.

El departamento de contaduría recibe y registra cada pago o gasto de los clientes del negocio. El departamento debe asegurarse de que el dinero se recibe de manera indicada y se deposita en la cuenta indicada. También maneja el lugar donde irá el dinero; y cuánto se usa para la nómina, o cuánto se usa para pagar lo que la compañía le debe al banco, vendedores u otras obligaciones. Algo también se usa para invertir.

El otro lado de los negocios de cobro es la sección a pagar, o la distribución del efectivo. Cada compañía escribe varios cheques durante el año para pagar por los distintos servicios, elementos, salarios, impuestos, o préstamos. El departamento de contaduría prepara todos estos cheques y registra sus destinatarios, cifras y motivos. Los departamentos de contaduría también registran las compras para el inventario de productos que serán vendidos a los clientes. También deben registrar los activos que puedan ser propiedad del negocio o equipamiento. Entre éstos se incluyen los edificios de oficinas, los muebles, computadoras, y hasta los objetos pequeños como lápices y lapiceras.

La mayoría de la contaduría está relacionada con el registro básico. Éste es un proceso que registra cada transacción, cada factura abonada, cada centavo debido, cada dólar gastado y acumulado.

Pero los dueños de la compañía, que pueden ser unos pocos individuos o millones de accionistas, están interesados en los sumarios de estas transacciones, contenidos en los informes financieros. Estos informes resumen los activos de la compañía. El valor de un activo es lo que costó cuando fue adquirido. El informe financiero también registra la fuente de donde vino el activo. Algunos activos aparecen en la forma de préstamos que deben ser pagados. Las ganancias también son un activo del negocio.

En lo que se entiende como registro de doble entrada, los pasivos también son resumidos. Obviamente, las compañías quieren mostrar una mayor cantidad de activos que pasivos para lograr una ganancia exitosa. El manejo de estos dos elementos es la esencia de la contaduría.

Hay un sistema para hacer esto; no todas las compañías o individuos pueden inventar su propio sistema de contaduría, ya que esto resultaría en un caos.

Los métodos que se dan a utilizar para realizar la contaduría del negocio son algo que deben decidir los gerentes y dueños. En varias ocasiones, se le puede pedir a los gerentes que respondan acerca de los reportes financieros de una compañía. Por eso es importante que estén familiarizados con los métodos utilizados. Los métodos a implementar y la manera en que se implementan varían de negocio a negocio.

Uno de los elementos más complejos de cualquier declaración de ingresos es la línea que reporta las pensiones de los empleados y los beneficios jubilatorios. Las reglas de la GAAP en esta materia son complejas y requieren de muchas estimaciones clave, como por ejemplo, el puntaje de retorno del portafolio de fondos separado para estas obligaciones. Esta y otras estimaciones afectan la cantidad de gastos registrados.

Muchos productos son vendidos con garantías implícitas. Cada negocio debería estimar el costo de estas obligaciones futuras y registrar su suma como un acto en el mismo periodo en que se venden los bienes, junto a los costos de los bienes vendidos. No puede esperar a que un cliente devuelva el producto para reparar o reemplazar, debería prever un coeficiente de los productos vendidos.

Otros gastos operativos que son registrados en una declaración ingresos también pueden tener un tiempo o una consideración estimados. Algunos gastos también son discrecionales por naturaleza, lo que significa que la suma total del gasto dependerá de la discreción del gerente.

Las “ganancias antes de los intereses e impuestos” miden los ingresos por ventas menos los gastos. Todo depende de las decisiones tomadas para registrar estas ventas y gastos, y de los métodos de contaduría implicados en ellos.

Recuerde que lograr algún tipo del presupuesto es mejor que no tener ninguno. La presupuestación provee una ventaja importante, que es entender la ganancia dinámica y la estructura financiera de un negocio además ayuda a planear los cambios en el reporte del período venidero. Hacer un presupuesto fuerza al gerente de un negocio a enfocarse en los factores que deben ser mejorados para aumentar la ganancia. Un reporte de ganancias y pérdidas puede proveer el marco esencial para empezar un presupuesto. Siempre es bueno tratar de anticipar el año venidero. Pruebe cotejando los números de su reporte de ganancias para los volúmenes de ventas, los precios de los artículos, los costos y demás gastos, y vea cómo proyecta las ganancias del año venidero.

A veces, los contadores forenses son contratados por los abogados para investigar el camino financiero de las personas sospechadas de llevar a cabo actividades criminales. La información dada por ellos puede lograr una mejor percepción del problema. Además se ocupan de investigar las bancarrotas y a los empleados sospechados de tomar activos. Este tipo de contadores siempre tendrá un lugar en las compañías privadas. Es importante para los directores certificar que los reportes financieros sean fieles representaciones de las posiciones y el resultado de las operaciones de sus compañías, para poder depender más de los controles internos para detectar cualquier tipo de fraude que pueda estar contenido en estos informes.

Además de estas actividades, a los contadores forenses se les puede pedir que determinen la cantidad de pérdida sostenida por las víctimas, que testifiquen en una corte como un testigo experto y que ayuden en la confección de las muestras visuales y sumarios escritos para usar en un juicio.

También es importante revisar si tanto usted como el banco han cometido algún tipo de error.

Otra actividad de contaduría que todos detestamos es llenar las formas para declarar nuestros impuestos anuales. Mucha gente contrata a un profesional para que los maneje por ellos, otros los hacen por sí mismos. La mayoría de las formas incluyen los siguientes campos:

Ingreso – cualquier dinero que haya ganado de su trabajo o de su patrimonio, a menos que sean una excepción para pagar impuestos.

Exenciones personales – esta es una suma que está excluida de los impuestos.

Deducciones estándar – algunos gastos personales pueden ser deducidos de los impuestos. Entre ellos se incluyen los pagos de intereses en su hipoteca, las donaciones y los impuestos a las propiedades.

Ingresos del impuesto – este es el balance de ingresos que queda luego de restar las exenciones personales y las deducciones.

Las ventas y las compras son otro punto fuerte del Quasar. Las cuotas de los consumidores pueden ser transformadas fácilmente en facturas a pagar. Pueden crearse promociones y aplicarse descuentos basados en fechas, compradores o locación de las tiendas. Se pueden ingresar márgenes particulares para los objetos, los compradores o los vendedores. De la misma manera, una orden de compra puede ser convertida en factura, y puede ser pagada de distintas maneras, hasta imprimiendo cheques. El programa además puede llevar registro de las tarifas misceláneas.

El inteligente diseño de la interfase del Quasar permite que el ingreso de la información sea fácil y rápido. Se encontrará con algunos programas que no están optimizados para ser usado con el teclado de la computadora. Estos programas requieren del uso del mouse para accionar las opciones más frecuentes. Aunque hay algunas opciones del Quasar que sólo pueden ser accionadas con el mouse, la mayoría de las opciones cotidianas tienen atajos especiales que usted puede accionar con el teclado. Esta cualidad permite que el ingreso de la información sea más rápido, y le ahorrará tiempo (es decir, dinero).