Depreciación es un término que se escucha con mucha frecuencia, pero que no todos entienden. Sin embargo, es un componente esencial de la contaduría. La depreciación es un gasto que se registra al mismo tiempo y en el mismo período que otras cuentas. Los activos que operan a largo plazo y que no están a la venta son llamados activos fijos. Entre ellos se incluyen los edificios, las maquinarias, el equipo de oficina, los vehículos, computadoras y demás equipamientos. También puede incluir a las repisas y a los gabinetes. La depreciación se refiere a la diseminación del costo de un activo fijo a través de los años de su vida útil para con el negocio, en vez de abonar el costo entero del gasto en el año en que fue comprado. De esta manera, cada año que el equipo o activo sea usado traerá una porción del costo total. La idea es poder cobrar una fracción del costo total en los gastos de depreciación durante cada uno de los cinco años, en vez de sólo el primer año.

La depreciación se aplica sólo a aquellos activos fijos que sean comprados, no a aquellos que se alquilan. Se lo entiende como un gasto real, pero no necesariamente como un desembolso de dinero del año en que se compró. De hecho, el desembolso ocurre cuando se compra el activo, pero se registra a través de un período de tiempo.

La depreciación es distinta a otro tipo de gastos y se refleja en los balances. Se la deduce de los ingresos de determinada ganancia, aunque el gasto de depreciación registrado en un período no requiere un desembolso real de dinero. El gasto es el de una porción del total del activo que se colocará en un período para poder registrar el costo de su uso durante ese tiempo. Mientras más alto sea el costo de un activo fijo, más alto será el gasto de depreciación.

En la mayoría de los negocios, lo que maneja las hojas de balance son las ventas y los gastos. En otras palabras, causan a los pasivos y activos. Uno de los objetos más complicados son los ingresos de contaduría que administran los contable de España. Pongamos una situación hipotética. Imaginemos un negocio que ofrece a todos los compradores un período de pago de crédito de 30 días, lo que es muy común en las transacciones entre negocios (pero no entre las transacciones de los negocios con los individuos).

El ingreso de contaduría muestra cuánto dinero le deben los compradores que hayan usado crédito del negocio. Es una promesa de cobro que el negocio irá a recibir. Básicamente, se trata de la cantidad de ventas no cobradas al final de un período fiscal. La cuenta del dinero no aumenta hasta que el negocio tenga el crédito cancelado. Sin embargo, la cantidad del dinero en las cuentas del ingreso de la contaduría está incluida en las ventajas de ese período el negocio realizó la venta, aunque no halla obtenido el dinero todavía. Por eso la cuenta de ventas no coincidirá con la cuenta del dinero que el negocio haya acumulado.

Para obtener un flujo de dinero, el contable debe sustraer la cantidad del crédito de las ventas realizadas. Luego, debe sumar la cantidad de dinero que fue cobrado de las ventas hechas con crédito en el período pasado. Si la cantidad de ventas hechas con crédito que un negocio hizo por un período es mayor que la cantidad de dinero que fue recibida, entonces la cuenta del ingreso de la contaduría sube por el período y el negocio no debe sustraer la diferencia de su ingreso.

Si la cantidad que reciben durante un período mayor que las ventas hechas con crédito, entonces la cuenta baja por ese período, y el contador necesita agregar al ingreso total la diferencia entre lo que se recibió al principio del período y lo que se recibió al final del mismo período.

Una hoja de balance es un retrato rápido de la condición financiera de un negocio en un período específico de tiempo. Las actividades de un negocio caen en dos grupos separados que son reportados por los contables. Son las actividades que generan ganancias, que incluyen ventas y gastos. Esto también puede referirse a las actividades de operación. También hay algunas actividades financieras de inversión que incluyen asegurar dinero de una deuda y equiparar las fuentes de capital, devolver el capital a estas fuentes, volviendo la distribución de la ganancia del dueño, y cancelando la inversión de un activo para poder deshacerse de él.

Las actividades que generan ganancias se reportan en los informes de ingresos; las actividades financieras de inversión se encuentran en los registros del flujo de dinero. En otras palabras, hay dos informes financieros que son preparados para los distintos tipos de transacciones. El informe del flujo de dinero también reporta si la ganancia ha aumentado o disminuido durante el año, puesto en comparación a la cantidad de ganancias que se han reportado en el informe de ingreso.

La hoja de balance es distinta de los informes de ingreso y del flujo de dinero. Ella representa el balance, las cantidades, los activos y pasivos de una compañía y la equidad del dueño en un momento determinado. La palabra balance tiene distintos significados dependiendo del momento. Si se usa en el término de una hoja de balance, se refiere al balance de los dos aspectos de un negocio, el total de los activos de un lado y el total de los pasivos del otro. Sin embargo, el balance de una cuenta, como la de los activos, pasivos, rentas o gastos, se refiere a la cantidad que queda en la cuenta luego de registrar aumentos y bajas, como en el balance de su cuenta de cheques los contadores preparan una hoja de balance para cualquier momento que se les diga. Generalmente se preparan al final de cada mes, trimestre o año. Siempre se prepara al cierre de un negocio o en el último día de un periodo de ganancias.

Cualquiera que trabaje en una oficina, tarde o temprano debe visitar el departamento de contaduría. Son las personas que pagan y mandan las facturas que mantienen al negocio trabajando. Sin embargo, hacen mucho más que eso. Conocidos también como “contables”, tratan de ocuparse de las ganancias, costos y pérdidas. A menos de que esté manejando su propio negocio y actuando como su propio contable, no tendrá manera de saber qué tan rentable puede ser su trabajo, si no hace uso de la contaduría.

Sin importar el negocio en que se encuentre y aunque haga sólo los balances de la chequera, eso se puede considerar como contaduría. Forma parte hasta de la vida de un niño, ya que ahorrar una mesada, o gastársela toda, involucra principios de la contaduría. ¿En qué negocios la contaduría es crítica? Bueno, los que tienen campos deben seguir con cuidado estos procedimientos. La mayoría maneja su granja año por año tomando préstamos para plantar las cosechas. Si se da un buen año, uno con ganancias, entonces pueden pagar su préstamo; sino es así, tal vez tendrán que cargar con el préstamo y acumular intereses.

Cada negocio e individuo necesita de algún tipo de sistema de contabilidad en sus vidas. De otra manera, las finanzas pueden salirse de control, y pueden terminar sin saber lo que han gastado, o si pueden esperar una ganancia o una pérdida de sus negocios. Mantenerse encima de la contaduría, ya sea por un negocio multimillonario o por una cuenta personal, es una actividad necesaria. Ignorarla puede terminar produciendo un cheque rebotado o cargando a los accionistas de la compañía con pérdidas. Ambas situaciones pueden ser igualmente devastadoras.

Nunca fui verdaderamente bueno en matemáticas, por lo que cuando escuché por primera vez sobre llevar un seguimiento de gastos y expensas y un libro de balance con nuestros movimientos de dinero, mis ojos salieron fuera de mi cara. La expresión en mi rostro me recordó a la cara que tenía durante la clase de matemáticas. Recordé estar allí sentado con mi cabeza totalmente perdida.

Pero una vez que comencé, mi actitud cambió. Quiero decir que todavía odio matemáticas, pero con una calculadora básica y un buen lápiz, puede hacerlo y no duele. Sólo me senté y comencé a escribir los números. La factura de teléfono, la factura de agua, , el combustible del auto, la televisión, las internet, nuestras hipotecas, los gastos médicos, etc… Algunas eran fáciles y sencillas, y otras no tanto. Pero, como ya sabe, me confundí y se me fueron todos los números abajo. Sabía que cuando se trata de algo que tengo que pagar, se lo llama expensa. Las cosas como las compras del supermercado y la nafta no eran tan fáciles de ponerles un número, por lo que los adiviné y asumí que era mejor que nada. Puedo pagar mis facturas porque tengo un dinero entrante, por lo que deduje que ese debía ser el ingreso porque sólo sabía de ingresos y expensas y ya tenía mis expensas listadas, por lo que tenía que ser el ingreso.

Ahora, sé que probablemente haya un montón de gente agitando sus cabezas y gritando porque hay más que ingresos y expensas en un sistema de contabilidad, pero es clave para sanear las finanzas, y más en tiempos de crisis. Pero enfrentémoslo. No estaba haciendo un sistema de contabilidad o de planificación financiera, solo quería anotar algunos números ver si lo estaba haciendo bien.

Así que agregué mi ingreso, resté mis expensas y obtuve un número que me sorprendió. Sabía que si el número daba 0 como resultado, significaría que me había quedado sin dinero, y me había sucedido. Me dio un número menor a 0. Pensé que había llegado al pánico porque un número negativo significa que me adeude más de lo que tenía. Esto aplica también a las parejas que gastan en conjunto.

Pero luego recordé que había pagado todas las facturas, por lo que debí haber adivinado mal con el combustible y la comida. Saqué estos números y ya tenía unos cuantos dólares más. Ahora quedaba mejor. Pero sabía que compré algo de comida y nafta y debían costar algo. Entonces me fijé cuanto tenía en el banco y me figuró que la comida y la nafta debieron haberme costado la diferencia entre lo que debería tener sin ellos y lo que actualmente tengo.

Ahora, podría no saber a dónde va cada centavo, aunque se gasten en vicios. No sé donde tengo que ahorrar o invertir. Sé que me gusta mi hogar y las cosas que hago día a día. Tengo buena ropa para usar y un lindo auto, por lo que, ¿Tendrían que preocuparme los números? Hay una sola cosa sobre hacer esto. Ver los números y saber que las cuentas están cubiertas y que me queda algo para gastar. Esto me da la sensación de comodidad. Los números tienen una forma de hacerme sentir seguro. Ahora no tengo por qué preocuparme. Sé que voy a estar bien, puedo relajarme y disfrutar mi vida. Sé que probablemente podría hacerlo mejor si empiezo a llevar la cuenta de esas cosas, pero yo sólo necesito saber si las cosas estaban bien donde estaban.