El fraude de contaduría, que es una subespecie de los fraudes financieros, es una manipulación deliberada e impropia de los registros de ingresos por ventas y/o gastos, para hacer parecer a una compañía más exitosa de lo que en verdad es. Algunas de las cosas que pueden hacerse para lograr esto son:

-No listar los gastos pre pagados u otro tipo de activos incidentales.
-No mostrar ciertas calificaciones de los activos y/o pasivos actuales.
-Colapsar deudas de corto y largo plazo en una misma suma.

La inflación de los ingresos por ventas es una de las técnicas más comunes para realizar fraudes de contaduría y funciona de manera análoga al fraude de los cheques. Un negocio puede mandar productos a clientes que no los hayan ordenado, sabiendo que los devolverán luego de que termine el año. Antes de que se realicen estas devoluciones, el negocio registra los productos como si hubieran sido vendidos. También se puede hacer “relleno de canales”, es decir, mandar productos a distribuidores terceros que proveen incentivos y privilegios especiales, si los distribuidores originales o los clientes no se objetan a tener los productos prematuramente. Los negocios también pueden retrasar el registro de los productos que han sido devueltos para evitar reconocer esta caída en los ingresos por ventas en el año corriente.

El menor registro de los ingresos por ventas es otra manera de cometer fraude contable y en este punto es similar al fraude realizado con tarjetas de crédito, como no registrando los gastos de depreciación. Un negocio puede elegir no registrar todos sus costos de los bienes vendidos durante un período. De esta manera, el margen bruto sube, pero el inventario del negocio incluirá productos que en verdad no están en el inventario, porque ya han sido mandados a los clientes.

Un negocio también puede elegir no registrar las pérdidas de los pasivos que deberían ser reconocidas, como con los ingresos de las cuentas incobrables, o tal vez decida no registrar cierto inventario para lograr un menor costo de la regla del mercado. También es posible no registrar la cándida entera de un pasivo por un gasto, haciendo que ese pasivo valga menos en el balance general de una compañía. Sus ganancias, entonces, estarían infladas.

Depreciación es un término que se escucha con mucha frecuencia, pero que no todos entienden. Sin embargo, es un componente esencial de la contaduría. La depreciación es un gasto que se registra al mismo tiempo y en el mismo período que otras cuentas. Los activos que operan a largo plazo y que no están a la venta son llamados activos fijos. Entre ellos se incluyen los edificios, las maquinarias, el equipo de oficina, los vehículos, computadoras y demás equipamientos. También puede incluir a las repisas y a los gabinetes. La depreciación se refiere a la diseminación del costo de un activo fijo a través de los años de su vida útil para con el negocio, en vez de abonar el costo entero del gasto en el año en que fue comprado. De esta manera, cada año que el equipo o activo sea usado traerá una porción del costo total. La idea es poder cobrar una fracción del costo total en los gastos de depreciación durante cada uno de los cinco años, en vez de sólo el primer año.

La depreciación se aplica sólo a aquellos activos fijos que sean comprados, no a aquellos que se alquilan. Se lo entiende como un gasto real, pero no necesariamente como un desembolso de dinero del año en que se compró. De hecho, el desembolso ocurre cuando se compra el activo, pero se registra a través de un período de tiempo.

La depreciación es distinta a otro tipo de gastos y se refleja en los balances. Se la deduce de los ingresos de determinada ganancia, aunque el gasto de depreciación registrado en un período no requiere un desembolso real de dinero. El gasto es el de una porción del total del activo que se colocará en un período para poder registrar el costo de su uso durante ese tiempo. Mientras más alto sea el costo de un activo fijo, más alto será el gasto de depreciación.

Una hoja de balance es un retrato rápido de la condición financiera de un negocio en un período específico de tiempo. Las actividades de un negocio caen en dos grupos separados que son reportados por los contables. Son las actividades que generan ganancias, que incluyen ventas y gastos. Esto también puede referirse a las actividades de operación. También hay algunas actividades financieras de inversión que incluyen asegurar dinero de una deuda y equiparar las fuentes de capital, devolver el capital a estas fuentes, volviendo la distribución de la ganancia del dueño, y cancelando la inversión de un activo para poder deshacerse de él.

Las actividades que generan ganancias se reportan en los informes de ingresos; las actividades financieras de inversión se encuentran en los registros del flujo de dinero. En otras palabras, hay dos informes financieros que son preparados para los distintos tipos de transacciones. El informe del flujo de dinero también reporta si la ganancia ha aumentado o disminuido durante el año, puesto en comparación a la cantidad de ganancias que se han reportado en el informe de ingreso.

La hoja de balance es distinta de los informes de ingreso y del flujo de dinero. Ella representa el balance, las cantidades, los activos y pasivos de una compañía y la equidad del dueño en un momento determinado. La palabra balance tiene distintos significados dependiendo del momento. Si se usa en el término de una hoja de balance, se refiere al balance de los dos aspectos de un negocio, el total de los activos de un lado y el total de los pasivos del otro. Sin embargo, el balance de una cuenta, como la de los activos, pasivos, rentas o gastos, se refiere a la cantidad que queda en la cuenta luego de registrar aumentos y bajas, como en el balance de su cuenta de cheques los contadores preparan una hoja de balance para cualquier momento que se les diga. Generalmente se preparan al final de cada mes, trimestre o año. Siempre se prepara al cierre de un negocio o en el último día de un periodo de ganancias.

Cualquiera que trabaje en una oficina, tarde o temprano debe visitar el departamento de contaduría. Son las personas que pagan y mandan las facturas que mantienen al negocio trabajando. Sin embargo, hacen mucho más que eso. Conocidos también como “contables”, tratan de ocuparse de las ganancias, costos y pérdidas. A menos de que esté manejando su propio negocio y actuando como su propio contable, no tendrá manera de saber qué tan rentable puede ser su trabajo, si no hace uso de la contaduría.

Sin importar el negocio en que se encuentre y aunque haga sólo los balances de la chequera, eso se puede considerar como contaduría. Forma parte hasta de la vida de un niño, ya que ahorrar una mesada, o gastársela toda, involucra principios de la contaduría. ¿En qué negocios la contaduría es crítica? Bueno, los que tienen campos deben seguir con cuidado estos procedimientos. La mayoría maneja su granja año por año tomando préstamos para plantar las cosechas. Si se da un buen año, uno con ganancias, entonces pueden pagar su préstamo; sino es así, tal vez tendrán que cargar con el préstamo y acumular intereses.

Cada negocio e individuo necesita de algún tipo de sistema de contabilidad en sus vidas. De otra manera, las finanzas pueden salirse de control, y pueden terminar sin saber lo que han gastado, o si pueden esperar una ganancia o una pérdida de sus negocios. Mantenerse encima de la contaduría, ya sea por un negocio multimillonario o por una cuenta personal, es una actividad necesaria. Ignorarla puede terminar produciendo un cheque rebotado o cargando a los accionistas de la compañía con pérdidas. Ambas situaciones pueden ser igualmente devastadoras.