En el sistema de reportes de un contable, la depreciación de los activos fijos de un negocio (como un edificio, equipamiento, computadoras, etc.) no es registrada como un gasto de efectivo. Cuando un contador mide las ganancias acumuladas, el o ella cuenta la depreciación como un gasto. Los edificios, la maquinaria, las herramientas, los vehículos y la mueblería tienen todos una vida útil limitada. Todos los activos fijos, excepto las tierras, pueden ser usados hasta cierto momento. La depreciación es el método de la contabilidad que aloja el costo total de estos activos fijos en cada año de su uso, para ayudarle al negocio a generar ingresos.

No es suficiente que el contador reste la depreciación de un año a la ganancia neta. Los cambios en los otros activos, y en las responsabilidades, también afectan a la ganancia. La depreciación es uno de los tantos ajustes que deben hacerse al ingreso neto de un negocio para determinar el flujo de efectivo de sus actividades operativas. La amortización de los activos intangibles es otro gasto que es registrado contra los activos de un negocio cada año. La diferencia es que no requiere un desembolso de dinero en el año en que se carga el gasto. Eso ocurrió cuando el negocio invirtió en aquellos activos intangibles.