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Claves para entender los registros básicos en auditoría comercial

La mayoría de las personas debe pensar que el registro y la contaduría son la misma cosa, pero el registro es realmente una de las funciones de la contaduría, mientras que la contaduría consta de muchas funciones involucradas en el manejo de los temas financieros de un negocio. Los contadores preparan reportes basados, en parte, en el trabajo de los registros.

Registros básicos en auditoría comercial.

Algunas de las tareas de registro que deben llevarse a cabo son:

-Preparar lo que se conoce como documentos de fuente para operar un negocio – las compras, ventas, transferencias, pagos y colectas. Estos documentos incluyen las órdenes de compra, los registros de las tarjetas de crédito, las tarjetas temporales, las facturas y los gastos. Los controles también determinan e ingresan en los documentos de fuente lo que se conoce como efecto financiero de la transacción y otros eventos del negocio. Entre ellos se incluyen pagar a los empleados, realizar ventas, pedir dinero prestado o comprar productos de materia prima para la producción.

-Hacer entradas de los efectos financieros en las cuentas y diarios. Estas dos cosas son distintas. Un diario es el registro de la transacción en orden cronológico. Las cuentas son registros separados, o páginas dedicadas para cada activo y pasivo. Una transacción puede ser afectada por varias cuentas.

Preparar reportes al final de un período específico de tiempo, ya sea diario, semanal, mensual, trimestral o anual. Para lograr esto, se necesita tener la contaduría al día. Los registros del inventario deben estar actualizados en los reportes y deben estar chequeado para asegurarse que nos haya problemas.

-Compilar distintas listas de todas las cuentas. Esto se conoce como balance de juicio ajustado. Mientras que un negocio pequeño puede tener cientos de cuentas, los más grandes pueden llegar a contar con más de 10.000.

-El paso final es cerrar los libros, lo que significa llevar todos los registros del año fiscal a un cierre y resumen.

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